Certidões para licitar: regularidade fiscal na habilitação da Lei 14.133/2021

Uma empresa pode ter a melhor proposta e perder a licitação por uma certidão vencida ou negada. A Lei 14.133/2021 exige, na habilitação, prova de regularidade fiscal, social e trabalhista, e a regularidade precisa ser mantida durante todo o contrato. Entender exatamente o que é exigido, em que momento e o que fazer quando uma certidão sai positiva evita desclassificações e, no contrato, retenções de pagamento.

O que a lei exige

O art. 68 da Lei 14.133/2021 lista as habilitações fiscal, social e trabalhista:

Exigência	Como se comprova
Inscrição no CNPJ	comprovante de inscrição e situação cadastral
Inscrição no cadastro estadual ou municipal, conforme a atividade	comprovante de inscrição
Regularidade com a Fazenda federal e a seguridade social	certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN
Regularidade com a Fazenda estadual e municipal do domicílio ou sede	certidões estadual e municipal
Regularidade com o FGTS	Certificado de Regularidade do FGTS
Regularidade perante a Justiça do Trabalho	Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (TST)
Cumprimento do art. 7º, XXXIII, da Constituição	declaração de não empregar menores em condições proibidas

O edital pode dispensar parte dessas exigências em contratações de menor valor e em hipóteses previstas na lei, e as certidões podem ser substituídas por registro cadastral em sistemas oficiais, como o Sicaf, quando o edital admitir.

A Souza & Zucchi Advogados atua em regularidade fiscal e em direito administrativo e regulatório, na preparação da habilitação, em recursos e na manutenção da regularidade durante o contrato.

Dívidas tributárias e regularidade fiscal da empresa

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Quando as certidões são exigidas

Como regra, a fase de habilitação vem depois do julgamento das propostas, e os documentos são exigidos apenas do licitante mais bem classificado (art. 63, II). O edital pode inverter as fases, com justificativa. Isso significa que a empresa precisa ter as certidões válidas no momento em que for convocada, e não necessariamente no dia da abertura. Mas, como o prazo para apresentar costuma ser curto, as certidões devem estar prontas antes.

A comissão ou o agente de contratação pode sanear erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos e pode admitir documento novo para comprovar condição preexistente à abertura do certame (art. 64). Uma certidão que existia e não foi juntada pode ser aceita; uma regularidade que só passou a existir depois, em regra, não.

Certidão positiva com efeito de negativa

Débitos com exigibilidade suspensa, por parcelamento em dia, impugnação ou recurso administrativo, depósito, garantia em execução fiscal ou decisão judicial, permitem certidão positiva com efeito de negativa, que tem os mesmos efeitos da certidão negativa (CTN, art. 206). Edital que recuse esse tipo de certidão contraria a lei e pode ser impugnado.

Microempresas e empresas de pequeno porte

A LC 123/2006 permite que microempresas e empresas de pequeno porte apresentem a documentação fiscal mesmo com restrição e, se forem declaradas vencedoras, regularizem em cinco dias úteis, prorrogáveis por igual período a critério da administração (LC 123/2006, arts. 42 e 43). Se não regularizarem, perdem o direito à contratação, e a administração pode convocar os demais licitantes. É uma proteção útil, mas não substitui o planejamento: em cinco dias úteis, nem sempre é possível parcelar, impugnar ou garantir um débito.

Durante o contrato

A empresa contratada deve manter, durante toda a execução, as condições de habilitação exigidas na licitação (art. 92, XVI). A falta de regularidade pode levar a notificação, aplicação de sanções e, em casos graves, rescisão. A administração não pode reter pagamento por serviço executado como forma de forçar a regularização, segundo a jurisprudência dominante, mas pode condicionar novos pagamentos à apresentação das certidões, conforme o contrato. Por isso, o controle de validade das certidões deve ser contínuo.

Roteiro antes de licitar

1. emitir todas as certidões com antecedência e anotar as validades;
2. nas que saírem positivas, identificar a pendência e o prazo para resolvê-la;
3. conferir se o edital exige certidões de outros domicílios ou estabelecimentos;
4. manter um arquivo atualizado e um responsável pela reemissão;
5. para ME e EPP, planejar como usar o prazo de regularização se necessário.

Consórcios e subcontratação

Quando a licitação admite a participação em consórcio, cada empresa consorciada deve comprovar sua própria habilitação fiscal, social e trabalhista, e todas respondem solidariamente pelos atos praticados em consórcio (Lei 14.133/2021, art. 15). Uma consorciada com certidão positiva compromete a habilitação do grupo. Na subcontratação autorizada, a administração pode exigir do subcontratado a comprovação de regularidade, e a contratada continua responsável pela execução.

Registro cadastral e Sicaf

Em licitações federais e de entes que usam o sistema, o registro no Sicaf permite apresentar a regularidade fiscal pelo próprio cadastro, com as certidões atualizadas no sistema. Isso facilita a habilitação, mas não dispensa o controle: certidões vencidas no cadastro aparecem como pendência no momento da consulta. Outros entes têm cadastros próprios, com regras de validade e de atualização.

Erros frequentes

• apresentar certidão vencida na data da convocação;
• não conferir a certidão municipal do domicílio da sede;
• esquecer o FGTS e a CNDT;
• deixar a regularidade cair durante o contrato.

Como o escritório atua

A Souza & Zucchi Advogados atua na regularização fiscal para habilitação, em impugnações de edital e recursos, e na defesa da empresa contratada quando a regularidade é questionada durante a execução. Veja também certidão estadual ou municipal recusada e documentos de habilitação.

Perguntas frequentes

Parcelamento em dia serve para licitar?

Sim. Permite certidão positiva com efeito de negativa, que vale como negativa.

A certidão precisa estar válida na abertura ou na convocação?

Em regra, quando a habilitação é exigida, normalmente depois do julgamento das propostas. Confira o edital.

A administração pode reter meu pagamento por falta de certidão?

A jurisprudência dominante não admite reter pagamento por serviço já executado apenas por irregularidade fiscal, mas o contrato pode prever outras consequências.