Fiscalização da Receita Federal: o que conferir do termo de início à defesa

Uma fiscalização da Receita Federal começa, quase sempre, com um termo de início e uma intimação para apresentar documentos e esclarecimentos. O que a empresa faz nas primeiras semanas define muito do resultado: quais documentos entrega, como explica as operações, se identifica a tempo os erros que podem ser corrigidos e se percebe quando a fiscalização caminha para multa qualificada. Responder no improviso é o erro mais caro.

O termo de início e o TDPF

Os procedimentos de fiscalização são instaurados por um Termo de Distribuição de Procedimento Fiscal, que indica o auditor responsável, os tributos e os períodos a fiscalizar. A empresa pode conferir sua existência e seu conteúdo no site da Receita, com o código de acesso que acompanha a intimação (consulta ao TDPF). Essa conferência evita golpes e mostra o escopo: o que está fora dos tributos e períodos indicados não deveria ser objeto daquele procedimento sem ampliação formal.

A Souza & Zucchi Advogados atua em Direito Tributário, no acompanhamento de fiscalizações desde o termo de início, nas respostas às intimações e na defesa contra o auto de infração.

Planejamento tributário aplicado à operação da empresa

A Souza & Zucchi Advogados atua de forma especializada na análise de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples, considerando receita, margem, despesas, créditos, IBS, CBS e fluxo de caixa.

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A perda da espontaneidade

Antes da fiscalização, a empresa que corrige um erro e paga o tributo com juros não sofre multa de ofício (CTN, art. 138). Com o termo de início, essa possibilidade se fecha para os tributos e períodos fiscalizados. A exclusão vale por 60 dias e se renova com qualquer ato escrito que indique o prosseguimento dos trabalhos (Decreto 70.235/1972, art. 7º, § 2º). Se o auditor passar mais de 60 dias sem praticar ato escrito, a espontaneidade volta, e a empresa pode regularizar sem multa de ofício. Esse controle de datas faz diferença.

As multas em jogo

Situação	Multa sobre o tributo	Base
Falta de pagamento ou declaração inexata	75%	Lei 9.430/1996, art. 44, I
Sonegação, fraude ou conluio	100%; 150% em caso de reincidência	art. 44, § 1º, com redação da Lei 14.689/2023
Não atendimento a intimação no prazo	agravamento de metade	art. 44, § 2º
Compensação não homologada em hipóteses legais	multa isolada	legislação própria

A multa qualificada exige prova do dolo e tem consequências penais: a Receita encaminha representação fiscal para fins penais ao Ministério Público quando entende haver crime contra a ordem tributária. Por isso, quando a fiscalização começa a tratar de notas frias, interpostas pessoas ou omissão deliberada, a defesa deve ser coordenada também sob a ótica penal (Lei 9.430/1996, art. 44).

Como responder às intimações

1. Controle de prazo: registre a data de ciência e o prazo de cada intimação. Se o prazo for insuficiente, peça prorrogação por escrito e justificada, antes do vencimento.
2. Escopo: entregue o que foi pedido, organizado e indexado, sem enviar o arquivo inteiro da empresa.
3. Explicações por escrito: cada resposta pode ser usada no auto. Explique as operações com documentos, não com afirmações genéricas.
4. Revisão interna paralela: identifique erros nos períodos fiscalizados e fora deles. Os de fora ainda podem ser regularizados espontaneamente.
5. Registro: guarde protocolo e cópia de tudo o que foi entregue.

Prazos de decadência

O fisco tem, em regra, cinco anos para lançar. Para tributos com pagamento antecipado, conta-se do fato gerador; sem pagamento, ou com dolo, fraude ou simulação, do primeiro dia do exercício seguinte (CTN, arts. 150, § 4º, e 173, I). A conferência da decadência de cada período é um dos primeiros pontos de defesa.

Depois do auto de infração

Lavrado o auto, a empresa tem 20 dias úteis para impugnar (Decreto 70.235/1972, art. 15). A impugnação suspende a exigibilidade do crédito e permite obter certidão positiva com efeito de negativa. Pagamento ou parcelamento dentro do prazo de impugnação têm redução da multa de ofício, nos percentuais da lei. A escolha entre pagar, parcelar ou impugnar deve considerar o mérito, o caixa e o risco penal.

Antes do termo de início: malhas e avisos

Boa parte das fiscalizações é precedida por avisos de autorregularização, malhas de declarações e comunicados de divergência enviados pela Receita ao contribuinte. Nessa fase, a empresa ainda tem espontaneidade e pode corrigir as declarações e pagar o tributo com juros e multa de mora, sem multa de ofício. Ignorar o aviso costuma levar à abertura de procedimento fiscal com o mesmo objeto.

Representação fiscal para fins penais

Quando o auditor entende que os fatos podem configurar crime contra a ordem tributária, como sonegação mediante fraude ou falsidade, ele formaliza representação fiscal para fins penais. A representação só é encaminhada ao Ministério Público depois da decisão final na esfera administrativa, e o pagamento integral do tributo extingue a punibilidade. A impugnação bem feita, portanto, protege também a esfera penal dos sócios e administradores.

Arrolamento de bens

Se os créditos lançados ultrapassarem 30% do patrimônio conhecido da empresa e o valor mínimo fixado em lei, a Receita pode arrolar bens, registrando-os nos órgãos de registro. O arrolamento não impede a venda, mas obriga a empresa a comunicar a alienação, e sua ausência permite medida cautelar fiscal. Grupos com patrimônio relevante devem avaliar esse efeito antes de reorganizações societárias durante uma fiscalização.

Erros frequentes

• responder sem advogado e sem revisão técnica, com explicações que viram prova contra a empresa;
• perder prazo de intimação e sofrer o agravamento da multa;
• não perceber que a espontaneidade voltou por inércia do fisco;
• entregar documentos fora do escopo do TDPF sem necessidade.

Como o escritório atua

A Souza & Zucchi Advogados atua no acompanhamento de fiscalizações, nas respostas a intimações, na regularização do que ainda pode ser feito sem multa de ofício e na defesa administrativa e judicial contra o auto, com a área penal econômica quando necessário. Veja também o que conferir num auto de infração.

Perguntas frequentes

Como sei se a fiscalização é verdadeira?

Consulte o TDPF no site da Receita com o código da intimação. Sem TDPF válido, desconfie.

Posso corrigir erros depois do termo de início?

Nos períodos fiscalizados, a correção não afasta a multa de ofício. Em outros períodos ou tributos fora do escopo, a regularização espontânea continua possível.

O auditor pode ir à empresa?

Pode realizar diligências no estabelecimento, nos limites da lei. A empresa deve acompanhar e registrar o que foi entregue.