SPED e EFD com divergências: o que a empresa deve conferir antes do fisco

As escriturações digitais do SPED foram feitas para conversar entre si. A nota fiscal eletrônica alimenta a EFD ICMS/IPI; a EFD-Contribuições precisa bater com as receitas e créditos declarados; a contabilidade da ECD deve conversar com a apuração do IRPJ e da CSLL na ECF. Os fiscos estaduais e a Receita Federal cruzam esses arquivos automaticamente. Divergência entre eles é, hoje, a origem mais comum de intimações e autos de infração, e também de pagamentos a maior que ninguém percebe.

Como os cruzamentos funcionam

Cada documento fiscal eletrônico emitido ou recebido pela empresa já está na base do fisco no momento da autorização. Quando a escrituração é transmitida, os sistemas comparam o que a empresa escriturou com o que os documentos mostram, e o que a empresa declarou com o que escriturou (Portal do SPED). Diferenças geram avisos de autorregularização, malhas estaduais, intimações e, sem resposta, lançamento.

A Souza & Zucchi Advogados atua em Direito Tributário, na defesa em intimações e autos de infração originados de cruzamentos de escrituração e na regularização espontânea antes da fiscalização.

Planejamento tributário aplicado à operação da empresa

A Souza & Zucchi Advogados atua de forma especializada na análise de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples, considerando receita, margem, despesas, créditos, IBS, CBS e fluxo de caixa.

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Os cruzamentos que mais geram problema

Cruzamento	Divergência típica	Risco
NF-e emitidas x EFD ICMS/IPI	nota autorizada e não escriturada, ou cancelada fora do prazo e escriturada	cobrança do ICMS da saída e multa
NF-e recebidas x EFD ICMS/IPI	crédito de nota não recebida, de fornecedor inidôneo ou sem manifestação do destinatário	glosa do crédito
EFD-Contribuições x receitas	receita tributada como monofásica ou com alíquota zero sem amparo no NCM	cobrança de PIS e Cofins
EFD-Contribuições x créditos	créditos sem documento ou sobre itens que não são insumo	glosa e multa
ECD x ECF	saldos contábeis que não explicam as adições e exclusões do lucro real	fiscalização de IRPJ e CSLL
Inventário e bloco K x movimento	estoque que não fecha com entradas, produção e saídas	presunção de saída sem nota

Omissão de saída e estoque

Quando o estoque final escriturado não fecha com o estoque inicial, as compras, a produção e as vendas, o fisco pode presumir que houve saídas sem nota e cobrar o imposto sobre a diferença. Essa presunção é uma das autuações mais pesadas, porque alcança vários tributos ao mesmo tempo. Ela costuma nascer de erros de cadastro: unidade de medida diferente entre compra e venda, código de item duplicado, perdas não registradas, bloco K incompleto. A defesa depende de reconstruir o movimento com documentos.

Multas por atraso e por erro

No âmbito federal, a entrega com atraso de escriturações e declarações gera multa mensal fixa, maior para empresas no lucro real, e a informação inexata, incompleta ou omitida gera multa percentual sobre o valor das transações (MP 2.158-35/2001, art. 57). A ECF tem multa própria por atraso, calculada sobre o lucro, e os estados têm penalidades específicas para a EFD ICMS/IPI. Essas multas existem mesmo quando não há imposto a pagar.

Retificar a tempo

A empresa pode retificar suas escriturações para corrigir erros, observadas as regras de cada uma. A retificação feita antes de qualquer procedimento fiscal preserva a espontaneidade, e, com o pagamento do tributo e dos juros, afasta a multa de ofício (CTN, art. 138). O termo de início da fiscalização exclui a espontaneidade em relação aos fatos e períodos fiscalizados, e esse efeito dura 60 dias, renovado por qualquer ato escrito que indique a continuidade dos trabalhos (Decreto 70.235/1972, art. 7º).

Por isso, quando chega um aviso de autorregularização, o melhor momento para corrigir é antes que ele vire intimação. Alguns estados exigem autorização para retificar a EFD depois de certo prazo ou exigem justificativa. A ordem também importa: corrigir o documento, depois a escrituração, depois a declaração que depende dela.

Roteiro de conferência

1. extrair as notas emitidas e recebidas do período diretamente do ambiente do fisco;
2. conciliar com a EFD ICMS/IPI, nota por nota, incluindo canceladas e denegadas;
3. conferir NCM, CST e CFOP das receitas na EFD-Contribuições;
4. validar os créditos com documentos e com a função de cada item;
5. conciliar ECD e ECF, conta por conta;
6. fechar o estoque por item, com unidades de medida padronizadas.

Crédito de fornecedor inidôneo

Quando um fornecedor tem a inscrição estadual cancelada ou é declarado inidôneo, o fisco costuma glosar os créditos de ICMS das notas emitidas por ele, às vezes retroativamente. O STJ firmou que o comprador de boa-fé pode manter o crédito, desde que demonstre a veracidade da operação: pagamento por meio bancário, transporte, recebimento e uso da mercadoria (Súmula 509). A defesa, portanto, depende de documentos que a empresa precisa guardar no dia a dia, e não apenas da nota.

Manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário na NF-e registra se a empresa reconhece a operação, a desconhece ou não a realizou. Notas emitidas contra o CNPJ da empresa por terceiros, e não contestadas, podem ser tratadas como entradas sem escrituração, com presunção de receita omitida. Acompanhar as notas emitidas contra o próprio CNPJ e manifestar o desconhecimento quando for o caso é uma proteção simples e pouco usada.

Guarda dos arquivos

As escriturações, os XML das notas e os documentos que os sustentam devem ser guardados enquanto não ocorrer a decadência dos tributos a que se referem, o que, em regra, significa pelo menos cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte. Créditos aproveitados ou compensados exigem guarda até a homologação definitiva. Perder um arquivo é perder a prova numa fiscalização futura.

Erros frequentes

• escriturar a partir do sistema interno, sem conferir com as notas autorizadas no fisco;
• ignorar avisos de autorregularização;
• retificar uma escrituração e não as declarações que dependem dela;
• deixar o bloco K e o inventário como formalidade.

Como o escritório atua

A Souza & Zucchi Advogados atua na resposta a intimações e malhas, na regularização espontânea e na defesa em autos de infração decorrentes de cruzamentos, com a contabilidade e o fiscal da empresa. Veja também o que conferir quando começa uma fiscalização e como NCM, CEST e CFOP errados afetam os tributos.

Perguntas frequentes

Recebi um aviso de divergência. Já é fiscalização?

Em regra, aviso de autorregularização não é início de fiscalização. Corrigir nessa fase preserva a espontaneidade.

Erro sem imposto a pagar gera multa?

Sim. Atraso e informação inexata em escrituração têm multas próprias, mesmo sem tributo devido.

Posso retificar depois de intimado?

Pode corrigir, mas a retificação já não afasta a multa de ofício sobre os períodos fiscalizados.