CND bloqueada: por que a certidão federal é negada e como destravar

A certidão negada costuma aparecer no pior momento: na véspera de uma licitação, de um financiamento, da venda de um imóvel ou da renovação de um contrato. A mensagem do sistema é genérica, mas a causa quase sempre está registrada no relatório de situação fiscal da empresa. Este texto trata do bloqueio da certidão federal conjunta da Receita Federal e da PGFN e do caminho para identificar e resolver cada pendência. A diferença entre certidão negativa e positiva com efeito de negativa está detalhada em outro texto do escritório.

Onde está a causa

Quando a emissão automática falha, o primeiro passo é emitir o relatório de situação fiscal no e-CAC (Receita Federal, certidões e situação fiscal). Ele mostra, separadamente, as pendências na Receita e na PGFN: débitos em aberto, débitos com exigibilidade suspensa, parcelamentos, processos, omissões de declarações e pendências cadastrais. Cada item exige uma providência diferente, e resolver um não resolve os outros.

A Souza & Zucchi Advogados atua em regularidade fiscal, com o diagnóstico do relatório de situação fiscal, a regularização das pendências e a medida judicial quando a certidão é negada sem fundamento.

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As causas mais comuns de bloqueio

Pendência	Exemplo	Caminho
Omissão de declaração	DCTFWeb, EFD, DEFIS ou ECF não entregue em algum período	entregar a declaração, ainda que sem movimento
Divergência entre declarado e pago	DARF pago com código ou período errado	pedido de retificação do documento de arrecadação (Redarf)
Divergência eSocial x DCTFWeb	folha fechada e declaração não transmitida ou retificada	retificar e conciliar as competências
Débito em cobrança	tributo declarado e não pago	pagar, parcelar ou demonstrar a suspensão
Parcelamento em atraso	parcelas vencidas, que podem levar à rescisão	pagar as parcelas e conferir a situação
Inscrição em dívida ativa	débito transferido à PGFN	regularizar no Regularize, inclusive por transação
Pendência cadastral	CNPJ inapto ou com dados divergentes	regularizar o cadastro

Débito que não deveria estar lá

Muitas pendências são falsas: um pagamento feito com código errado, uma compensação ainda não processada, um débito já discutido em impugnação que não foi vinculado ao processo. Nesses casos, a solução é demonstrar o fato à Receita, pelo canal próprio, com documentos: Redarf para pagamentos, vinculação de processo administrativo, comprovação de decisão judicial de suspensão. Débitos com impugnação ou recurso pendente, parcelamento em dia, depósito integral ou liminar estão com a exigibilidade suspensa (CTN, art. 151) e permitem a certidão positiva com efeito de negativa (art. 206).

O prazo de dez dias e a via judicial

Quando a empresa requer a certidão, o fisco deve fornecê-la em até dez dias da entrada do requerimento (CTN, art. 205, parágrafo único). Se a certidão é negada por débito que está suspenso, que já foi pago ou que não pertence à empresa, e a correção administrativa não acontece a tempo, cabe mandado de segurança para obter a certidão. A prova precisa ser documental e pré-constituída, porque o mandado de segurança não admite produção de provas.

Quando não há como afastar o débito

Se o débito é devido, as alternativas são pagar, parcelar, aderir a transação ou garantir. A garantia, por depósito judicial integral, seguro-garantia ou fiança em execução fiscal ou em ação antecipatória, também permite a certidão positiva com efeito de negativa. A escolha depende do caixa, do valor e do prazo em que a certidão é necessária.

Não é só a certidão federal

Licitações e contratos costumam exigir também certidões estaduais, municipais, do FGTS e trabalhista. Cada uma tem sua própria fonte de pendências, e a certidão federal regular não prova regularidade perante os demais entes. A conferência deve ser feita com antecedência, especialmente antes de datas de licitação.

Roteiro para destravar

1. emitir o relatório de situação fiscal e separar Receita e PGFN;
2. classificar cada pendência: omissão, divergência, débito devido, débito indevido, cadastro;
3. resolver primeiro as omissões e as divergências documentais, que são rápidas;
4. definir a estratégia para os débitos devidos: pagamento, parcelamento, transação ou garantia;
5. emitir novo relatório e só então a certidão, conferindo validade e autenticidade.

Validade e conferência da certidão

A certidão conjunta da Receita e da PGFN tem prazo de validade informado no próprio documento e pode ser conferida no site da Receita pelo código de controle. Quem recebe a certidão, como um órgão licitante ou um banco, deve verificar a autenticidade. Para a empresa, vale manter um calendário de vencimento das certidões e reemiti-las antes de datas importantes, porque uma pendência nova pode surgir a qualquer momento.

FGTS e certidão trabalhista

O Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, depende do recolhimento correto do FGTS, hoje apurado pelo FGTS Digital a partir dos dados do eSocial. Divergência entre a folha e a guia do FGTS bloqueia o certificado. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida pela Justiça do Trabalho, depende de não haver condenação trabalhista não paga ou não garantida. Ambas são exigidas em licitações e costumam ser esquecidas na preparação.

Débitos de outra empresa do grupo

A certidão é emitida por CNPJ raiz e abrange matriz e filiais. Débitos de outras empresas do mesmo grupo, em regra, não bloqueiam a certidão de uma empresa distinta, salvo quando houver responsabilização formal, como em casos de grupo econômico reconhecido pelo fisco ou redirecionamento. Quando isso acontece, a defesa da responsabilização é a primeira medida.

Erros frequentes

• pagar o débito e não verificar as omissões de declaração que também bloqueiam;
• parcelar e atrasar a primeira parcela;
• deixar a conferência para a véspera da licitação;
• presumir que a certidão federal resolve as exigências estaduais e municipais.

Como o escritório atua

A Souza & Zucchi Advogados atua no diagnóstico das pendências, na regularização administrativa, na negociação de débitos e no mandado de segurança quando a certidão é negada indevidamente, com a contabilidade da empresa. Veja também editais de transação da PGFN.

Perguntas frequentes

Declaração sem movimento não entregue bloqueia a certidão?

Sim. A omissão aparece no relatório de situação fiscal e impede a certidão até a entrega.

Quanto tempo a Receita tem para fornecer a certidão?

Dez dias da data do requerimento, pelo CTN.

Parcelamento em dia libera a certidão?

Sim, permite a certidão positiva com efeito de negativa, desde que não haja outras pendências.