Certidão estadual ou municipal recusada: como achar a divergência e regularizar

Muitas empresas organizam a regularidade com a Receita Federal e descobrem, às vésperas de uma licitação ou de um financiamento, que a certidão estadual ou municipal foi negada. Cada estado e cada município tem seu próprio sistema, suas próprias obrigações e suas próprias causas de bloqueio, e a certidão federal regular não ajuda em nada nesses casos. Este texto trata das pendências estaduais e municipais; a certidão federal está em CND bloqueada.

Por que a certidão estadual é negada

As secretarias de Fazenda estaduais cruzam as notas fiscais eletrônicas, a EFD ICMS/IPI e os pagamentos. As pendências mais comuns são:

• omissão de escrituração em algum período, inclusive de estabelecimentos inativos que continuam com inscrição estadual ativa;
• ICMS declarado e não pago, inclusive diferencial de alíquotas e antecipação;
• ICMS-ST retido e não repassado, ou devido como responsável por não retenção do fornecedor;
• autos de infração não impugnados, já inscritos em dívida ativa;
• parcelamento estadual em atraso;
• inscrição estadual suspensa ou cancelada por pendência cadastral.

Empresas com vários estabelecimentos devem lembrar que, em muitos estados, a certidão é emitida por inscrição estadual ou considera todos os estabelecimentos no estado. Uma filial esquecida bloqueia a certidão da matriz.

A Souza & Zucchi Advogados atua em regularidade fiscal perante estados e municípios, com o diagnóstico das pendências, a regularização e a medida judicial quando a certidão é negada sem fundamento.

Dívidas tributárias e regularidade fiscal da empresa

A Souza & Zucchi Advogados atua de forma especializada na análise de débitos, execuções fiscais, transações, certidões, prazos e alternativas jurídicas de regularização.

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Por que a certidão municipal é negada

• ISS próprio declarado e não pago, ou declaração de serviços não entregue;
• ISS retido de prestadores e não repassado, situação grave porque o tomador retém valor de terceiro;
• IPTU e taxas de imóveis da empresa, inclusive de imóveis alugados quando o contrato transfere o imposto ao inquilino e o cadastro está em nome da empresa;
• taxas de licença e funcionamento em atraso;
• cadastro mobiliário desatualizado ou empresa cadastrada em município onde não atua.

Prestadores que atuam em vários municípios podem ter cadastro e débitos em municípios que exigiram ISS por entenderem que o serviço foi prestado ali. Essas cobranças precisam ser verificadas uma a uma.

Como cada ente funciona

Ponto	Estados	Municípios
Emissão	portal da Secretaria da Fazenda, em regra por CNPJ ou inscrição	portal da prefeitura, às vezes com pedido presencial
Débitos inscritos	procuradoria do estado	procuradoria ou secretaria de finanças do município
Parcelamento	programas e leis estaduais	leis municipais, com regras muito variadas
Transação	quando há lei estadual que a preveja	quando há lei municipal que a preveja
Defesa administrativa	tribunal ou conselho estadual	conselho municipal, quando existe

O caminho para regularizar

1. obter o extrato de pendências no portal do ente, por estabelecimento;
2. separar omissões, divergências documentais, débitos devidos e débitos indevidos;
3. entregar declarações omitidas e corrigir divergências com o comprovante de pagamento;
4. para débitos devidos, avaliar pagamento, parcelamento, transação estadual ou municipal, quando houver, ou garantia em execução fiscal;
5. para débitos indevidos, apresentar defesa administrativa ou medida judicial, que pode suspender a exigibilidade;
6. emitir nova certidão e conferir validade.

A suspensão da exigibilidade, por impugnação, recurso, parcelamento, depósito ou decisão judicial, permite certidão positiva com efeito de negativa em qualquer esfera (CTN, arts. 151 e 206). Quando a certidão é negada por débito suspenso ou já pago, e o ente não corrige no prazo, o mandado de segurança é o caminho mais rápido.

Licitação: a regularidade nas três esferas

A Lei 14.133/2021 exige, na habilitação, prova de regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, além da regularidade com a seguridade social e o FGTS e da trabalhista (art. 68). Microempresas e empresas de pequeno porte têm prazo adicional para regularizar a documentação fiscal se forem declaradas vencedoras, conforme a LC 123/2006. Ainda assim, deixar para a véspera é arriscado: certidões municipais podem levar dias para sair.

ISS cobrado por mais de um município

Prestadores que atuam em várias cidades enfrentam com frequência a cobrança do ISS sobre o mesmo serviço pelo município do estabelecimento e pelo município onde o serviço foi executado. A LC 116/2003 define a regra geral do local do estabelecimento prestador e as exceções em que o imposto é devido no local da prestação, como obras, limpeza de imóveis, vigilância e eventos. Quando um município cobra fora dessas hipóteses, a empresa pode impugnar o lançamento ou propor ação, e o débito em discussão com exigibilidade suspensa não deve impedir a certidão. Quando os dois municípios cobram, a ação de consignação em pagamento permite depositar o valor e deixar que o Judiciário decida quem tem direito a ele.

Garantir a execução para obter a certidão

Quando o débito estadual ou municipal está em execução fiscal e não pode ser pago de imediato, a garantia do juízo por depósito, fiança bancária ou seguro-garantia permite a certidão positiva com efeito de negativa e abre o prazo para embargos (Lei 6.830/1980). Antes da execução, a jurisprudência também admite oferecer garantia em ação própria para antecipar esse efeito. É uma solução de custo financeiro conhecido para empresas que precisam da certidão numa data certa.

Erros frequentes

• manter inscrições estaduais e cadastros municipais de estabelecimentos fechados;
• reter ISS de prestadores e não repassar;
• parcelar no estado e atrasar parcelas por falta de controle;
• presumir que a certidão federal resolve a habilitação.

Como o escritório atua

A Souza & Zucchi Advogados atua na regularidade fiscal perante estados e municípios, na defesa em autos de infração de ICMS e ISS, em parcelamentos e transações locais e em mandados de segurança para obtenção de certidões. Veja também certidões exigidas para licitar.

Perguntas frequentes

A certidão estadual considera todas as filiais?

Depende do estado. Em muitos, pendências de qualquer estabelecimento no estado impedem a certidão.

IPTU de imóvel alugado pode bloquear minha certidão?

Pode, se o imóvel estiver cadastrado em nome da empresa. Confira o cadastro e o contrato de locação.

O município pode cobrar ISS de serviço prestado em outra cidade?

Só nas hipóteses da LC 116/2003. Cobranças fora dessas hipóteses podem ser contestadas.